11.04.05.公關組小組會議 會議記錄

• 訪談名單原定14人，經討論後增加為20人(增加第三屆李玉麟、第七屆杜培文、第25屆崔博翔及博班王偉傑副院長等人)，並於本次會議由組員認領或組長指派分配完成(如附件1)，原則上訪問行程公布後歡迎其他組員一同參與，邀約部分建議由負責組員邀約。
• 組長已與系學會討論，將安排學生協助各位組員處理錄音錄影及筆記，整理專刊文字交負責組員審稿、帶重要物品(包含小禮物、邀請函、布條、捐款單等文件)到訪談地點，惟學生指派上考慮採用各組員決定時間地點後才由系學會這邊來分派以彈性因應。
• 訪問題目經與會組員閱覽無誤(如附件2)，由於訪談時間預計一小時，其餘內容建議訪問者依對方背景等自由發揮充實，訪談按活動需在6月底以前完成(含完成訪問內容初稿，此部分須注意雖有學生協助，但負責組員仍需主動關注進度，並對學生作必要之協助為好)。
• 有關訪談的流程討論，建議開始寒暄並進行訪談，最後遞上邀請函邀請系友參加10/15-50周年系上活動並送上小禮物而開始遊說捐款環節，捐款部分並未設限於金額由各組員機宜行事。
• 由於訪談中有許多事要處理(訪談內容紀錄、錄音、拍照、拉布條等等…)，建議至少兩名組員搭配1-2名學生以上一起參與，另外雖囿於疫情但訪談建議以面對面優先較好。
• 布條橫幅經組員票選已定稿，將印製數份放在系上及北中南各一份以利於使用
• 邀請函部分雖周年活動尚未完全定案，擬先有日期並有系主任及理事長落款屬名，此部分將於近期趕製出來以利於後續訪談
• 有關捐款名目部分討論，初步擬於捐款單備註部分寫大願基金-系友會專用，具體將由組長與茜榆討論以避免產生會計帳務問題或爭議
• 考慮個資法，會後將由組長整理完將各訪談傑出系友聯繫資料發給負責的組員

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